Previous
Next

Auditoria Condominial: Uma ferramenta de Gestão?

Auditoria, palavra com origem do latim audire, significa ouvir. Utilizando de forma mais abrangente, assim como os ingleses, além de ouvir tinham como função verificar se o que estava sendo planejado, executado e cumprido.

De forma simples, podemos definir auditoria como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotinas de uma entidade, associação ou condomínio. 

No âmbito institucional, o objeto da auditoria é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais compreendem registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais. A Auditoria pode ter por objeto, inclusive, fatos não registrados documentalmente, mas relatados por aqueles que exercem atividades relacionadas com o patrimônio administrado, cujas informações mereçam confiança desde que possam ser admitidas como seguras pela evidência ou por indício convincentes.

Se tivéssemos que montar um check list com as melhores práticas de um Condominio, com certeza a auditoria seria uma delas. Todos os condôminos querem saber de forma segura, se a gestão eleita está aplicando corretamente os recursos captados nos pagamentos das efetivas despesas.

Tipos de Auditoria Condominial

  • Preventiva: A analise da documentação apresentada nas pastas de prestação de contas são analisadas mensalmente e tempestivamente no acontecimento do fato. Ela dá um suporte e transparência ao gestor na tomada de decisão de imediato.
  • Investigativa: Trata-se de analise de períodos ou gestão passadas, afim de apurar devidas irregularidade e/ou inconsistência de um período passado, em termos gerais essa auditoria é realizada anualmente.

Benefícios para a Administração na Gestão do Condominio

  • Fiscalizar a eficiência dos controles internos (Compliance)
  • Assegurar maior correção nos registros;
  • Opinar sobre a administração
  • Possibilitar apuração de omissões no registro das receitas, na realização oportuna de créditos ou na liquidação oportuna de débitos;
  • Contribuir para obtenção de melhores informações sobre a real situação econômica, patrimonial e financeira;
  • Apontar falhas nos controles internos da organização.
  • Porque contratar Auditoria para seu Condominio?

    A gestão de um Condominio requer dedicação e praticas do corpo gestor, para que suas responsabilidades, não sejam colocadas em xeque ou negligenciadas. As operações de um condomínio, nos aspectos financeiros, contratuais, trabalhistas e fiscais, se assemelham a qualquer empresa, tendo em vista a grande quantidade de condôminos que muitos possuem, equiparando assim a arrecadação de receitas e o desembolso de despesas maiores que empresas de pequeno e médio porte.

     

    Devido ao mencionado, percebe-se um aumento crescente de contingências passivas provenientes de natureza fiscal, trabalhista e cíveis, como podemos citar exemplos:

     

    • Não recolhimento de retenção de impostos federais ou estaduais;
    • Falta de entrega de Declarações Acessórias, a qual os Condominios estão obrigados;
    • Multa por atraso no recolhimento de impostos;
    • Falta de controle de jornada de colaboradores;
    • Não recolhimento de Fundo de Garantia e INSS de colaboradores;
    • Não obtenção de Laudos obrigatórios ao Condominio (AVCB, PCMSO, PPRA, Para-raios, entre outros)

     

    O que é analisado nos trabalhos de Auditoria

    A Auditoria Condominial deve ser ampla, não somente sendo realizada através da analise dos documentos apresentados na pasta de prestação de contas mensal.

    A auditoria especializada verifica:

    • Convenção Coletiva;
    • Regimento Interno;
    • Leitura e deliberações nas Assembleias Ordinárias e Extraordinárias;
    • Certidões negativas e Laudos;
    • Seguros contratados;
    • Previsão Orçamentárias (Orçado x Real);
    • Cobrança da fração ideal com base nos valores especificados na Convenção coletiva;
    • Analise das despesas, através dos contratos, notas emitidas e comprovação das despesas incorridas;
    • Demandas judiciais de natureza cívil, trabalhistas e tributárias;
    • Pagamento de tributos e contribuições, além das contas de consumo.

    Dessa forma, as revisões de auditoria é uma valiosa ferramenta para gestão do Condominio de todos os portes, visando assim a minimização dos riscos e contingências geradas pelas operações condominiais.

    Formas de Contratação de Auditoria?

    A contratação da Auditoria pode ser feita através do Sindico ou Conselho no caso de indício de irregularidade graves apresentadas, podendo ser contratada de forma emergencial e posteriormente ratificada em assembleia junto com a apresentação dos trabalhos aos Condôminos.

    No caso de não ocorrer irregularidades ou indícios graves que justifiquem a contratação da auditoria, só pode ser feita se a previsão orçamentária anual for respeitada, ou aprovação em Assembleia especifica, especificando a forma de contratação e como será realizada a liquidação financeira.

    Cuidados na contratação de Auditoria Condominial?

    Apenas os contadores por formação podem proceder com auditorias. Sendo prudente exigir no ato da contratação o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do profissional e da empresa contratada para a finalidade.

    Vale ressaltar a importância que a auditoria seja independente, sendo imprescindível que a avaliação seja feita por profissionais isentos de qualquer interesse.

    Quanto custa os trabalhos de Auditoria?

    A analise dos custos dos trabalhos de auditoria, dependem de vários fatores e premissas, como a quantidade de condôminos, quantidade de pastas mensais, quantidade de contratos, quantidade de colaboradores, notas fiscais de serviços contratados e aquisição de insumos e quantidade de contas correntes.

    Os custos podem variar entre R$ 3,00 a R$ 13,00 reais por Condômino ao mês para as auditorias preventivas (mensal) e para as auditorias investigativas a análise da pasta pode variar entre R$ 300,00 a R$ 600,00 reais por pasta (custo esse a ser rateado pela quantidade de condôminos).

    Qual o prazo para entrega das análises?

    O tempo de análise é variável, dependendo de cada Condominio e trabalho contratado. Esse sempre acordado entre a empresa contratada e a Administração, após análise da documentação disponibilizada para análise,  quantidade de documentos a serem analisados . Geralmente o prazo mínimo para a análise e entrega do relatório é de 15 dias úteis. 

    Com os benefícios apresentados, avaliamos que o custo da Auditoria na gestão Condominial cabe no orçamento de todo Condomínio, tendo em vista a mitigação de riscos de contingências futuras, afim da contenção de gastos e a valorização do bem. 

    Para finalizar e refletir vale enfatizar a frase de Dalai Lama – “ A falta de transparência resulta em desconfiança e uma profundo sentimento de insegurança”.

Autor: Fernando Tadeu Felicio

Profissional formado em Ciência Contábeis, MBA em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela Fundação Getúlio Vargas – FGV, , MESTRANDO Auditoria Internacional e Gestão de Empresas, inscrito no CRC SP (Conselho Regional de Contabilidade) sob o número de CRC 1SP-296109 O-0 e CNAI (Cadastro Nacional dos Auditores) sob o nº 4146, experiência de mais de 14 anos na área de auditoria, palestrante, atuando em auditoria de pequenas, médias e grandes empresas no segmentos de Condomínios, Prestação de Serviços, Industria, Comércio e Instituições sem fins lucrativos.

Telefone/Whatsapp Comercial (11) 9.9541-1709